En komplett it-løsning for kunst med Kunstrom

En moderne kunstsamling trenger mer enn et regneark. Den trenger en strukturert, skybasert løsning som håndterer registrering, forvaltning og deling av informasjon om kunstverk – uten å gå på kompromiss med sikkerhet eller kvalitet. Kunstrom leverer et webbasert system for samlingsforvaltning som er fleksibelt for både små og store aktører.

Hvilke funksjoner bør en it-løsning for kunst ha?

Kjernen i et godt system er objekt- og hendelsesregistrering: metadata, proveniens, plassering, tilstand og historikk må bevares på en ryddig og sporbar måte. I praksis betyr det at du kan følge et verk fra anskaffelse til utlån og tilbake igjen, med tydelige relasjoner mellom objekt, prosesser og dokumentasjon. I hverdagen blir dette ekstra nyttig når utlån kan håndteres som sammenhengende arbeidsflyter – med avtaler, pakking, transport og etterkontroll samlet i samme grensesnitt. I tillegg bør systemet støtte multimedia gjennom kobling til en medieløsning (DAM), slik at bilder, lyd og video knyttes direkte til objektene. Søk og filtrering må føles raskt og presist, og rapportering/etiketter bør kunne genereres fra ferdige maler uten ekstra verktøy.

Hvordan ivaretas sikkerhet, roller og GDPR?

Data om samlingen din kan være både verdifulle og sensitive. Systemet har derfor tydelig tilgangsstyring, slik at hver bruker kun ser og gjør det de skal. To-trinns innlogging (2FA) gir ekstra sikkerhet.

Alle endringer loggføres, og systemet har sikkerhetskopier og beredskapsplaner, så data kan gjenopprettes hvis noe går galt.

Når det gjelder personvern, lagres kun nødvendige data, formålet med bruken er tydelig, og det finnes en databehandleravtale. På denne måten oppfylles kravene i GDPR.

Hvordan migrerer man fra tidligere systemer?

En trygg overgang starter med å kartlegge hva du har i dag – hvilke felter, formater og koblinger som finnes. Deretter renses dataene for duplikater og feil, og feltene oversettes til det nye systemet.

Kunstrom har lang erfaring med migrering for både små og store samlinger. Vi hjelper deg med å forberede dataene, gjennomføre importen, og til slutt kontrollere og godkjenne at alt er på plass.

Vanlige spørsmål om it-løsning for kunst

Hvordan publiserer vi trygt et utvalg av samlingen på nett?

Gjennom Kunstrom får dere en egen nettside (nettgalleriet) som kan linkes til deres nettside. Du bestemmer selv hvilke verk du vil publisere, alle eller et utvalg.

Hvor krevende er bytte fra et eldre system?

Ved å kartlegge eksisterende datafelt kan vi raskt se hva som må renses og tilpasses før import. Vi veileder og støtter alle kunder gjennom denne fasen, slik at de kan være trygge på at alle data blir med over. Prosessen gjøres strukturert og effektiv, slik at arbeidet ikke blir overveldende eller ressurskrevende.