Samlingsdatabase for kunst

En moderne samlingsdatabase er navet i digital samlingsforvaltning. Den samler metadata, bilder og relasjoner på ett sted, gjør søk raskt og presist, og gjør det enkelt å dele utvalgt innhold internt og eksternt. Kunstrom tilbyr en skybasert plattform som er lett å ta i bruk, skalerer med behovene deres og gir trygg datahåndtering over tid.

Hva er en samlingsdatabase for kunst?

Kort fortalt: et strukturert og sikkert system for å registrere verk, beskrive dem med relevante felt (tittel, kunstner, teknikk, proveniens, tilstand, rettigheter), knytte til mediefiler og gjøre informasjonen søkbar. Løsningen legger til rette for ryddig arbeidsflyt og konsistent datakvalitet, samtidig som dere kan kontrollere hva som er internt og hva som kan publiseres.

Hvilke funksjoner bør en samlingsdatabase ha?

Det viktigste er fleksible metadatafelt, godt søk og robust tilgangsstyring. I praksis betyr det at dere kan tilpasse felter og kontrollerte vokabularer, finne informasjon raskt med kombinasjon av fritekst og filter, og styre roller ned på detaljnivå. Effektiv håndtering av bilder (derivater, tumnagler) og oppretter private visningrom i løsningen som kan deles etter ønske  for å spare tid i hverdagen.

Hva koster en samlingsdatabase for kunst?

Pris påvirkes gjerne av lisensmodell (brukere/lagring), oppstart og opplæring, samt eventuelle integrasjoner og SLA-nivå. Mange opplever lavere total­kostnad når datakvalitet løftes og man får på plass gode rutiner for import, søk og rapportering. Ta kontakt for et estimat basert på samlingsstørrelse og ønsket funksjonsomfang.

Hvordan ivaretas sikkerhet og GDPR?

Løsningen bygger på tydelig rolle- og tilgangsstyring, kontinuerlige sikkerhetskopier og dokumenterte rutiner for gjenoppretting. Databehandleravtale, logging og dataminimering bidrar til etterlevelse, også når samlingen inneholder sensitive dokumenter eller avtaler.

Hvordan migrerer man fra Primus/Axiell eller regneark?

Et godt prosjekt starter med kartlegging av data og felt, etterfulgt av en presis felt-til-felt-mapping. Vi følger dere gjennom hele prosessen og avdekker tidlig eventuelle behov for justeringer. Når alt er på plass, gjennomfører vi dataimport, etterfulgt av bildeimport.

Er systemet tilrettelagt for Spectrum – og hvorfor betyr det noe?

Spectrum-prosesser gir felles språk og forventninger til arbeidsflyt for utlån, bevaring, dokumentasjon og oppfølging. Når systemet støtter disse prosessene, blir det enklere å jobbe konsistent, samarbeide med andre institusjoner og holde oversikt over endringer og ansvar.

Hvordan ser et typisk implementeringsløp ut ?

Rask og smidig etablering av Kunstrom-tjenesten
Når du inngår avtale med Kunstrom, starter etableringsprosjektet umiddelbart. Vårt mål er å gjøre tjenesten tilgjengelig for deg som kunde innen 15 virkedager etter signering. Når tjenesten er klar, sender vi en leveransemelding som bekrefter at alt er klart for bruk.

Fremdriftsplan for etablering:
Signering av avtale – bekreftelse av samarbeid og startpunkt for prosjektet.

Oppsett og implementering – tjenesten settes opp og tilpasses normalt innen 15 virkedager, eller etter nærmere avtale.

Opplæring og overlevering – vi sørger for at alle brukere får nødvendig opplæring og at løsningen tas i bruk på en smidig måte.

Import av eksisterende data – vi hjelper til med å importere dine data slik at du kan komme raskt i gang.

Produksjonsstart – tjenesten er fullt operativ og klar til bruk.

Med denne strukturerte fremdriftsplanen sikrer vi en effektiv implementering, rask tilgang til løsningen og en sømløs overgang til produksjon.

Hvilken støtte får dere underveis?

Onboarding-kurs, korte temasesjoner i form av webinarer, og responstider definert i SLA gjør at teamet raskt kommer i gang og får hjelp når det trengs. Ved behov kan dere få rådgivning rundt publikumsvisning og interne arbeidsprosesser.

Oppsummert – hvorfor velge Kunstrom som samlingsdatabase for kunst?

Dere får en moderne og skalerbar plattform, fokus på sikkerhet og etterlevelse – og forutsigbarhet i drift og oppfølging.

Vanlige spørsmål om samlingsdatabase for kunst

Hva skiller en samlingsdatabase fra en enkel bildemappe eller et regneark?

Struktur, søkbarhet og sporbarhet. En database knytter felter, relasjoner og medier sammen, gir kontroll på versjoner og endringer, og gjør det lett å hente ut rapporter og publisere utvalgt innhold.

Kan vi publisere deler av samlingen på nettsiden?

Gjennom Kunstrom får dere en egen nettside (nettgalleriet) som kan linkes til fra deres nettside.

Hvordan prises løsningen for små samlinger?

Pris påvirkes gjerne av lisensmodell (brukere/lagring), oppstart og opplæring, samt eventuelle integrasjoner og SLA-nivå. Mange opplever lavere total­kostnad når datakvalitet løftes og man får på plass gode rutiner for import, søk og rapportering.