Verktøy for forvaltning av kunst – Kunstrom hjelper deg

Kort oppsummert: Kunstrom er et skybasert verktøy for forvaltning av kunst som gir oversikt, kontroll og trygg deling av samlingsdata. Løsningen passer for bedrifter, kommuner, fylker, institusjoner, og private samlere som vil løfte arbeidet fra regneark til et strukturert system med gode arbeidsflyter.

Hva er et verktøy for forvaltning av kunst?

Et kunstforvaltningssystem hjelper deg å registrere, strukturere og administrere en kunstsamling – fra enkeltverk til større utsmykkinger på tvers av bygg. I Kunstrom samler du dokumentasjon (metadata, bilder, proveniens, kontrakter), finner informasjon raskt med søk og filtrering, følger lokasjon og flyttinger, dokumenterer tilstand over tid, håndterer utlån og genererer rapporter til ledelse og revisjon. Du kan også publisere samlingen eller et utvalg verk trygt på nett når det er ønskelig.

Hvilke funksjoner bør et kunstforvaltningssystem ha?

Et moderne system bør dekke registrering av metadata og bilder, strukturert lokasjon (bygg–etasje–rom) med flyttehistorikk, tilstandsoppfølging med tiltak og historikk, utlån med avtaler og frister, finansiell data med verdivurdering og forsikringsverdi, samt fleksibel rapportering og eksport. For formidling er det en fordel å kunne kuratere et digitalt utvalg og styre synligheten per verk. Rollenivåer og revisjonslogg gir kontroll på hvem som gjør hva, og når.

Sikkerhet og GDPR i kunstforvaltning

Kunstrom er bygget for sikker og etterprøvbar behandling av data. Tilgangsstyring på rollenivå, historikk på endringer og sikkerhetskopi reduserer risiko. Ved publisering kan du registrere kreditering, lisens og eventuelle begrensninger før noe deles eksternt. Prinsippet er enkelt: bare data som trengs, og alltid sporbarhet.

Migrering fra Excel eller andre løsninger

En trygg overgang starter med kartlegging av felter og datakilder. Rydd gjerne i duplikater og harmoniser skrivemåter før import. Deretter brukes en importmal (CSV/Excel). Vi følger dere gjennom hele prosessen og avdekker tidlig eventuelle behov for justeringer. Når alt er på plass, gjennomfører vi dataimport, etterfulgt av bildeimport.

Kunst i offentlige rom – oversikt i hverdagen

Når verk er spredd på tvers av bygg, er presis lokasjonsstruktur avgjørende. Med et bygg–etasje–rom-hierarki ser du hvor alt befinner seg, hvem som flyttet hva og når, og hvilke tiltak som er planlagt. Rapporter for drift og forvaltning gir oppdatert status per byggog utvalgte verk kan deles eksternt når det er ønskelig.

Fra regneark til system – hva får du igjen?

Overgangen fra regneark til system gir deg mindre leting, færre feil og bedre sikkerhet. Arbeidsprosessene blir mer forutsigbare og enklere å gjennomføre.

I Kunstrom kan du utføre alle arbeidsprosesser – enten du skal dele samlingsdata for revisjon, forsikringsvurdering eller intern bruk. Datakvaliteten forbedres gjennom standardiserte felter og bruk av autoritetslister.

Endringer og flyttinger loggføres automatisk, slik at revisjon blir enklere. Når du ønsker å vise frem samlingen, kan du publisere utvalgte verk på en trygg måte – uten å gå på kompromiss med rettigheter.

Vanlige spørsmål om verktøy for forvaltning av kunst

Hvordan skiller Kunstrom seg fra andre verktøy for samlingsforvaltning?

Kunstrom vektlegger brukervennlighet med enkel registrering, tydelig lokasjonsstyring og robuste rapporter, kombinert med trygg publisering av utvalgte verk ved behov.

Kan vi publisere deler av samlingen på nett?

Ja. Du kan kuratere et utvalg, styre synlighetsnivå, og registrere kreditering, lisens og eventuelle begrensninger før publisering.

Må alt være perfekt registrert før oppstart?

Nei. Mange starter med import av kjernefelter fra eksisterende regneark og forbedrer metadata og bilder fortløpende. Har du ikke registrert noe ennå, er det ingen grunn til bekymring. Kunstrom er laget for å lede deg strukturert gjennom registreringsprosessen, steg for steg. Systemet hjelper deg å registrere verk på en enkel og oversiktlig måte – med få obligatoriske felter, slik at du raskt kommer i gang.